Isikuandmete kaitse ettevõttes

Miks peab tegelema isikuandmete kaitsega?

GDPR ehk isikuandmete kaitse üldmäärus on Euroopa Liidu õigusakt, mis sätestab reeglid isikuandmete töötlemiseks. GDPR-i järgimine on seadusega nõutud ja rikkumiste eest võidakse ettevõttele määrata trahve, mis võivad olla väga suured – kuni 20 miljonit eurot või 4% ettevõtte aastakäibest, olenevalt sellest, kumb summa on suurem.

GDPR-i järgimine on seotud ka klienditeeninduse kvaliteediga. Kuna GDPR võimaldab inimestel saada paremat kontrolli oma isikuandmete üle, siis ettevõtted, kes järgivad isikuandmete kaitse põhimõtteid on ka klientide silmis usaldusväärsemad. Seetõttu võib hea andmekaitsepraktika aidata kaasa ettevõtte maine ja brändi positiivsele kuvandile.

Isikuandmete kaitse on oluline ka töötajate ja partnerite privaatsuse kaitsmiseks ning seega võib hea andmekaitsepraktika aidata kaasa heade suhete ja koostöö säilimisele.

Seega kui ettevõte töötleb isikuandmeid, siis on tal kohustus järgida andmekaitsereegleid ning tagada isikuandmete turvaline töötlemine vastavalt GDPR-le ja muudele asjakohastele seadustele.

Mida peab tegema, et olla GDPR-iga vastavuses?

Ettevõtte GDPR-iga vastavusse viimiseks on mõned esimesed sammud järgmised:

• Pöörata tähelepanu isikuandmete töötlemise põhimõtete järgimisele, nt seaduslikkus, läbipaistvus, võimalikult väheste andmete kogumine, säilitamise piirang.
• Kaardistada, millist liiki isikuandmeid ettevõte töötleb, millistel eesmärkidel, kus andmeid hoitakse ja kes neile ligi pääsevad.
• Määrata kindlaks, mis on seaduslik alus isikuandmete töötlemiseks. See võib olla nt nõusolek, lepingu täitmine, õigustatud huvi või seaduslik kohustus.
• Koostada andmekaitsenõuetele vastavad dokumendid, nt isikuandmete töötlemisülevaade, andmekaitsetingimused, andmekaitsealased sisereeglid.
• Teavitada isikuid nende isikuandmete töötlemisest, anda neile selge ja arusaadav teave selle kohta, kuidas nende andmeid kogutakse, töödeldakse ja säilitatakse.
• Rakendada sobivaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et tagada isikuandmete turvalisus, sh järgida lõimitud ja vaikimisi andmekaitse põhimõtteid.
• Võtta arvesse riiklike ja rahvusvaheliste õigusaktide nõudeid, nt kui ettevõte edastab isikuandmeid Euroopa majanduspiirkonnast väljapoole.
• Korraldada andmekaitsekoolitusi ettevõtte töötajatele.
• Jälgida ja dokumenteerida isikuandmete rikkumisi, võtta vajalikud meetmed rikkumiste kõrvaldamiseks ning vajadusel teavitada andmesubjekte ja järelevalveasutust andmekaitsealastest rikkumistest.
• Määrata vajadusel andmekaitsespetsialist.

Need on mõned põhilised tegevused, mis aitavad ettevõtet GDPR-iga vastavusse viia. Samas tuleb märkida, et täpsemad juhised ja meetmed sõltuvad iga ettevõtte konkreetsest olukorrast ja andmekaitse vajadustest. Täieliku ülevaate saamiseks peaks ettevõte uurima kõiki GDPR-i nõudeid ja võtma vastavad meetmed, et tagada nõuete täitmine. 

Samuti tasub meeles hoida, et GDPR-iga kooskõlas olemine ei ole ühekordne ettevõtmine, vaid pidev kohustus. Seega on oluline, et ettevõte pidevalt jälgiks oma andmehaldusprotsesse ning vajadusel kohandaks neid vastavalt GDPR nõuetele.

Miks kaasata GDPR-iga vastavuse saavutamiseks väline konsultant?

Mõned põhjused, miks ettevõte võiks kaaluda välise konsultandi kaasamist:

• Spetsialiseerumine ja kogemused. Väline konsultant omab kogemusi isikuandmete kaitsega seotud teemades. Nii saab ta aidata ettevõttel mõista GDPR-i nõudeid ja nende rakendamist.
• Objektiivne vaade. Väline konsultant saab anda objektiivse vaate ettevõtte GDPR-i olukorrale ja aidata tuvastada puudusi ja parandusvajadusi, mida ettevõte ise ei pruugi märgata.
• Kulutõhusus. Väline konsultant võib olla kulutõhusam kui täistööajaga spetsialist, eriti kui ettevõte vajab GDPR-iga vastavusse viimiseks ainult ajutist tuge.
• Kiiremad tulemused. Väline konsultant saab aidata ettevõttel saavutada GDPR-iga vastavust kiiremini, kuna neil on olemas nii spetsiifilised teadmised kui ka kogemused andmekaitse valdkonnas.
• Uusimad teadmised. Väline konsultant saab tagada, et ettevõte järgib GDPR-i viimaseid nõudeid, mis võivad muutuda sagedamini kui ettevõtte enda spetsialistid suudavad jälgida.
• Usaldusväärsus. Väline konsultant võib aidata ettevõttel näidata, et nad võtavad GDPR-i nõudeid tõsiselt ja et nad pöörduvad spetsialistide poole, et tagada nõuete täitmist.

Milliseid andmekaitseteenuseid pakume?

• GDPR vastavuse hetkeolukorra hindamine ja tegevuskava koostamine
  • Hindame ettevõtte tänast andmekaitsepraktikat ning analüüsime, kas olemasolevad materjalid ja protseduurid vastavad kehtivatele andmekaitse nõuetele.
  • Analüüsime isikuandmete töötlemist ettevõttes (isikuandmete koosseis ja liikumine, riskid, GDPR nõuetele vastavus).
  • Kirjeldame tänase andmekaitse hetkeolukorra ja koostame tegevuskava GDPR-iga vastavuse saavutamiseks.

• Andmekaitse korraldamise tegevused ja nõustamine
  • Nõustame andmekaitset puudutavates küsimustes.
  • Kaardistame ja kirjeldame isikuandmete töötlemise ettevõttes, tuvastame probleemsed kohad ja pakume lahendused (nt koostame määruses nõutud isikuandmete töötlemisülevaate, hindame lõimitud ja vaikimisi andmekaitse nõuete täitmist, hindame riske töötlemisel).
  • Andmetöötluse kavandamisel aitame koostada andmekaitsealast mõjuhinnangut. Mõjuhinnangu koostamisel suudame lisaks andmekaitse kompetensile olla toeks ka tugevate taustateadmistega infoturbest, IT korraldamisest ja ärijuhtimisest.
  • Koostame andmekaitsega seotud dokumente ja nende alusvorme (nt andmekaitsetingimused ettevõtte kliendile, tööle kandideerijale, töötajale; andmetöötluslepingud; õigustatud huvi hinnang; rikkumiste register; alusvorm isikuandmetega seotud rikkumisest teavitamiseks).
  • Koostame andmekaitsealased sisereeglid ja -juhised (nt juhised töötajatele klientide isikuandmete töötlemisest, tegevusplaan isikuandmetega seotud rikkumiste korral).
  • Anname muid suuniseid GDPR-iga vastavuses olemiseks.

• Andmekaitsespetsialisti teenus
  • Oleme valmis täitma teie ettevõttes andmekaitsespetsialisti rolli. Andmekaitsespetsialistina teeme erinevaid tegevusi, sh jälgime GDPR-i ja isikuandmete kaitse põhimõtete järgimist, teavitame ja nõustame  seoses kohustustega, tegutseme kontaktisikuna isikuandmete töötlemise küsimustes järelevalveasutuse ja andmesubjektidega.

• Andmekaitsealased koolitused
  • Koolitame ettevõtte personali isikuandmete kaitse teemades nii üle veebi kui ka füüsilises formaadis. Koolituste eesmärk on suurendada töötajate teadlikkust andmekaitsest ja privaatsusest ning tutvustada ettevõttes paika seatud reegleid.

 

Võtke meiega ühendust ja lahendame ka teie andmekaitsealased väljakutsed!

Soovi korral saame ühendada andmekaitse teemad ka meie teiste teenustega ning aidata teid näiteks digitaliseerimisel, infoturbe korraldamisel ja äri parendamisel.